Le télétravail a aujourd’hui le vent en poupe. Avec la pandémie du COVID-19, beaucoup d’entreprises choisissent de fonctionner en télétravail. Tout en étant une solution pour protéger les salariés du coronavirus, ce mode de travail présente de nombreux avantages pour l’employé comme pour l’employeur. Pas de temps perdu sur les routes, flexibilité dans les horaires de travail, plus d’autonomie… travailler à distance c’est aussi avoir plus de temps pour ses proches. Cependant, le télétravail nécessite d’être organisé et de maintenir une bonne communication entre les équipes pour maximiser la productivité. De ce fait, il est indispensable de mettre en place un outil collaboratif innovant qui facilite le partage, l’échange et la synchronisation entre les équipes. Faisons alors le tour des outils innovants pour réussir la collaboration à distance.

Des outils pour communiquer

Une communication réussie entre les collaborateurs est essentielle. Facile à faire au bureau, elle demande une autre approche en télétravail. Heureusement avec les nouvelles technologies, il est possible de manager à distance tout en maintenant la cohésion du groupe.

Besoin de réunir une équipe ? Pensez à investir dans un système de visioconférence haute définition. Avec Cisco Webex Room Phone, organiser des réunions virtuelles est un jeu d’enfant. Simple et intuitif, cet outil collaboratif privilégie une communication claire et fluide. Plus qu’un système de téléphonie, le Cisco Webex Room permet de partager des documents avec les participants, de modifier un fichier en ligne, ou encore de faire une présentation PowerPoint avec la possibilité de la partager sur écran.

En plus du webconférence, les plateformes collaboratives sont incontournables pour faciliter les échanges d’informations. La plus populaire d’entre elles, Slack. Cet outil peut être utilisé sur téléphone et sur ordinateur. Grâce à lui, le manager peut créer des groupes de discussion pour chaque projet et inviter ses employés à y rejoindre. Ce service de messagerie instantanée est un excellent outil pour suivre les projets en cours et partager des informations avec les collègues.

Les outils de partage de documents

Le fameux Google Drive est un des meilleurs outils de collaboration pour partager des documents. Gratuit, il est accessible à toutes personnes possédant un compte Gmail. Cet outil a une capacité de stockage de données allant jusqu’à 15Go. Google Drive est une alternative intéressante à l’email groupé. L’utilisateur y partage tout simplement ses fichiers afin que ses collaborateurs puissent avoir accéder à toutes les informations utiles à l’avancement du projet. De plus, Google Drive peut être associé à Google Agenda pour connaitre la disponibilité des collaborateurs.

À part Google Drive, OneDrive est une autre solution pour sauvegarder et partager des fichiers en ligne. Il est disponible pour les utilisateurs qui possèdent un pack Office. Les données sont stockées sur Cloud qui offre une capacité de stockage de 5Go et sont consultables depuis n’importe quel endroit du moment que l’utilisateur est connecté à un compte Office 365.

Les outils de gestion de projet

Avec des collègues aux quatre coins du monde, il n’est pas évident de faire un suivi des tâches à réaliser. D’où la nécessité d’avoir un outil de gestion de projet performant. En termes de gestion de travail, Trello est l’outil le plus en vogue chez les professionnels. Sa force réside dans sa simplicité. Les projets sont organisés selon leur ordre de priorité. Ils sont répertoriés sous forme de tableaux avec des cartes qui représentent les missions à effectuer.

Puis, il y a Asana, une plateforme en ligne qui permet de coordonner les tâches au sein d’une même équipe. Avec cet outil collaboratif innovant, les collaborateurs peuvent suivre en temps réel l’évolution des projets en cours. Il permet également de planifier les missions selon leur ordre d’importance et de créer un graphique pour visualiser la réalisation de chacune des étapes. En utilisant Asana, il est possible d’identifier les éventuels risques qui puissent retarder l’exécution du projet et ainsi de réagir le plus tôt possible pour respecter les délais.

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